TIPS BIKIN RAPAT EFEKTIF DI AHENSI: DISKUSI SAMBIL BERDIRI, NGGAK RAME-RAME

FROYONION.COM - Ahensi mungkin menjadi salah satu tempat kerja tujuan banyak anak muda zaman now. Mengerjakan lebih dari satu project dan membangun portofolio yang beragam mungkin menjadi salah satu alasan kuat kenapa agensi benar-benar diminati. 

Tapi dibalik itu semua, mungkin banyak kalian yang nggak tahu kalau kerja di agensi dengan banyak client dan project akan membuat kalian struggle dengan waktu. Back to back meeting akan menjadi makanan sehari-hari anak agensi sehingga pastinya akan sangat menguras tenaga dan pikiran.

Makanya membuat meeting yang efektif dan efisien dari waktu ke waktu menjadi sangat penting untuk dilakukan. Kalau nggak, semakin ngaretnya waktu meeting pasti akan berpengaruh banget sama penggarapan project lainnya yang harus dibahas melalui meeting. 

BACA JUGA: INI CARA AGAR ANGGOTA TIM LO JADI PEDE DAN NGGAK ‘CLINGAK-CLINGUK’ KETIKA DISKUSI

Kalau kalian ingin menjadi anak agensi, flow kerja yang harus berhadapan dengan meeting ini pun harus dipertimbangkan. Nah, kira-kira gimana untuk membuat meeting-meeting tersebut menjadi efektif? 

Berikut ada beberapa tips yang telah dirangkum oleh tim Froyonion.com untuk membuat meeting nggak dragging dan malah efisien: 

RAPAT SAMBIL BERDIRI

Mungkin terdengar konyol, tapi ternyata berdiskusi dan melakukan rapat sembari berdiri ternyata bisa secara efektif merangsang kreativitas dan membuat diskusi ataupun brainstorming ide-ide selama rapat menjadi lebih lancar. 

Temuan tersebut berdasarkan hasil penelitian yang dikeluarkan oleh Universitas Washington. Menurut penelitian ini, berdiskusi dan merapatkan sesuatu dengan berdiri bisa meningkatkan antusiasme para peserta. Bahkan, salah satu rekomendasi yang diberikan dalam penelitian ini, mengatakan kalau lebih baik kita menyusun satu ruangan khusus untuk melakukan meeting sambil berdiri. 

Menurut kalian ini masuk akal kah? Bukan tanpa sebab Washington University menerbitkan temuan tersebut. Mereka melakukan sebuah studi dengan  memanfaatkan perangkat wearable dan mengukur tingkat aktivitas mereka. 

"Penelitian ini menunjukkan kalau bahkan hanya dengan sedikit perubahan pada ruang fisik dapat mengubah bagaimana cara orang bekerja satu sama lain," kata Assistant Professor of Organizational Behavior di Olin Business School, Andrew Knight, PhD dalam artikel yang diterbitkan situs resmi milik Washington University. Andrew sendiri menjadi bagian dari tim peneliti. 

Metode penelitian ini dilakukan dengan menyusun peserta diskusi atau rapat untuk bekerja sama dalam 30 menit dalam menggarap video rekrutmen kampus. Mereka bekerja dalam ruangan yang disusun dengan dan tanpa kursi atau meja sama sekali. 

Sepanjang diskusi dan rapat tersebut dilakukan oleh masing-masing tim, para peserta mengenakan sensor kecil di pergelangan tangan untuk mengukur perasaan, reaksi tubuh atau physiological arousal. Secara ilmiah, ketika sistem rangsangan manusia sedang aktif maka kelenjar keringat di sekitar kaki dan tangan akan melepaskan kelembaban tertentu. Nah, hal tersebut kemudian yang diukur dan diteliti oleh sensor ini. 

BACA JUGA: TIPS JITU BUAT ANAK MUDA JAGA FOKUS DI TENGAH BANYAK KERJAAN SANA SINI

Video yang telah rampung dari hasil rapat tersebut kemudian diteliti oleh tim. Hasilnya, tim yang berdiskusi dengan berdiri memiliki rangsangan fisiologis yang lebih besar tentang ide-ide yang dikeluarkan, lebih baik dibandingkan mereka yang duduk. 

Selain itu, mereka yang berdiri juga cenderung menjadi lebih berpikiran terbuka dan tidak terpaku hanya pada satu ide. Membuat diskusi menjadi lebih aktif sehingga video dihasilkan dengan lebih berkualitas. 

Eksperimen ini, kata dia, dapat lebih dikembangkan apabila diimplementasikan secara langsung di lapangan. "Bekerja di lapangan, dengan tim rapat yang nyata akan membantu kami untuk menguji efek jangka panjang dari manipulasi ruang fisik ini," cetus dia. 

RAPAT JANGAN RAMAI-RAMAI

Tips lain yang harus diperhatikan saat rapat ialah kalian perlu untuk membatasi jumlah peserta rapat itu sendiri. Pastikan yang hadir hanyalah mereka yang dibutuhkan sehingga proses diskusi berlangsung secara efisien. 

Cara ini sendiri sebenarnya dinilai cukup ampuh oleh banyak orang. Termasuk salah satunya seorang pebisnis andal sekaligus pendiri Amazon, Jeff Bezos. Dia memperkenalkan apa yang namanya 'Two-Pizza Rule' ketika mendesain sebuah rapat. Ilustrasi ini sangat sederhana, dia tidak ingin menghadiri pertemuan jika memang dua pizza yang disediakan nggak cukup untuk memberi makan semua orang. 

Dibalik ilustrasi sederhana ini, Bezos bukan berarti pelit atau tidak ingin mengeluarkan banyak uang untuk konsumsi rapat, ya. Cara ini sebenarnya efektif untuk membatasi perspektif yang akan muncul selama diskusi berlangsung. Pasalnya, nggak semua pemimpin loh punya kemampuan untuk mengakomodasi pikiran banyak orang di satu tempat. 

So, balik lagi ke pemikiran Bezos tadi. Sebenarnya nilai ekonomis juga yang dipikirkannya. Bayangkan jika sebuah rapat besar akbar digelar dengan banyak karyawan yang akhirnya tidak efektif. Kalau kita kalkulasikan tarif bekerja mereka per jam rata-rata, maka pemilik usaha biasanya ingin semua yang dilakukan efektif dan efisien sesuai porsi.

Dengan mengikuti rapat, biasanya karyawan atau peserta diskusi yang sebenarnya tidak terlalu relevan tidak akan bisa fokus pada pekerjaan utama mereka. Atau jika mereka berfokus pada utama mereka kala rapat berlangsung, pasti membuat diskusi jadi sia-sia dan mudah terdistraksi. 

Makanya, saran untuk membatasi dan mengeliminasi peserta rapat yang nggak terlalu relevan menjadi penting untuk dilakukan. 

SIAPIN ‘PELURU’ SEBELUM RAPAT

Peluru dalam tulisan ini maksudnya lebih ke persiapan, data ataupun ide-ide terkait yang akan dibahas dalam rapat. Jangan jadiin rapat itu sebagai forum untuk brainstorming atau mengumpulkan ide awal yang masih mengawang. Salah satu cara yang efektif sebelum mengadakan rapat ialah meminta para peserta untuk menyiapkan bahan-bahan terkait dan progress untuk project yang digarap. 

Jadi ketika rapat biasanya hanya akan diisi oleh proses diskusi untuk menentukan apakah ide ataupun gagasan yang dibawa itu bisa dilanjutkan ke tahap selanjutnya atau tidak. Nah buat memastikan hal ini berjalan dengan baik, penting untuk menentukan agenda rapat secara jelas. Jadi ketika para peserta mengikuti rapat tersebut tidak lagi kebingungan tentang pokok bahasan yang dipresentasikan. 

BACA JUGA: SUSAH FOKUS? SERING DIANGGAP PEMALAS? BISA JADI LO KENA ADHD

Buat kalian anak-anak agensi, mungkin rapat jenis ini biasa dikenal sebagai ‘Work in Progress a.k.a WIPs’ ya. Dalam diskusi ini, biasanya para peserta yang terbagi dari berbagai divisi akan mempresentasikan perkembangan dari project yang akan digarap masing-masing. WIPs ini tidak akan membahas detail tentang bagaimana ide tersebut muncul, proses penggarapan teknis, ataupun alternatif-alternatif lain yang bisa dilakukan. Semua itu sudah dilakukan pada tahap brainstorming di masing-masing divisi sebelum rapat.

Dengan begitu, rapat dapat diselesaikan dengan lebih cepat, efektif, dan yang pasti efisien. 

Dari semua tips ini, kira-kira mana yang kalian rasa akan sangat membantu? (*/)